MODEL MEKANISME PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN TULUNGAGUNG

Abstract

Dalam kehidupan sehari-hari kita tidak terlepas dari permasalahan arsip. Hal ini terjadi pada kantor pemerintah dan  swasta bahkan rumah tangga dan perorangan, niscaya akan terlibat dengan arsip. Arsip merupakan suatu kumpulan catatan secara tertulis (warkat) yang disimpan secara sistematis sehingga memudahkan dalam penemuan kembali. Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor.

Dari hasil kajian ini akan diketahui hal-hal sebagai berikut : (1) sistem Penyimpanan Arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung adalah menggunakan sistem kombinasi antara sistem nomor dan sistem subjek.(2) azas penyimpanan arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung adalah azas kombinasi antara azas sentralisasi dan azas desentralisasi, (3) peralatan dan perlengkapan yang digunakan di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung adalah filling cabinet, almari, snelhechter, map, guide, dan lain-lain (4) prosedur pengelolaan arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung adalah semua arsip yang telah dikumpulkan kemudian dilakukan pemilahan, untuk memisahkan arsip asli, duplikat dan non arsip, setelah itu, dilakukan pendataan arsip yang dibuat dalam Daftar Pertelaan Arsip, selanjutnya dilakukan pembungkusan arsip yang kemudian dimasukkan ke dalam kotak arsip dan terakhir dilakukanlah penyimpanan yaitu dengan meletakkan kotak arsip tersebut pada rak arsip yang terdapat pada ruang penyimpanan arsip., (5) prosedur penyimpanan arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung adalah dengan cara menyusun arsip dalam folder menurut kode klasifikasi kemudian folder tersebut dimasukkan dalam kotak arsip in aktif dan di susun secara vertikal pada rak arsip dalam ruangan dengan pengaturan suhu yang telah ditentukan, (6) prosedur penemuan kembali arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung yaitu dengan mengetahui subjek atau pokok masalah dan tahunnya, mencari nomor urut agenda surat dalam buku agenda, mencari arsip dalam snelhechter sesuai dengan pokok masalah dan tahunnya, setelah snelhechter ketemu langkah selanjutnya mencari arsip yang diperlukan dalam snelhechter sesuai dengan nomor urut buku agenda  (7) kendala-kendala yang dihadapi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung antara lain tenaga-tenaga SDM, sarana dan prasarana, kurangnya perhatian arsiparis terhadap penataan arsip.